Tin tức

Văn phòng số và sự cần thiết cho doanh nghiệp

Ngày nay, thuật ngữ văn phòng số E-Office ra đời đã thay đổi mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến. Đây cũng chính là những tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp đang là xu hướng tất yếu của sự phát triển hiện nay. 

Văn phòng số (E-office) là gì?

Khái niệm văn phòng số đã xuất hiện từ lâu và đang được ứng dụng rất thành công tại nhiều doanh nghiệp. Tại Việt Nam, văn phòng số thường xuất hiện tại các công ty đầu ngành, còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thì đây là khái niệm hoàn toàn xa lạ. Và giải pháp này được biết đến nhiều hơn khi trào lưu về chuyển đổi số được lan rộng.

Văn phòng số tích hợp ứng dụng các phần mềm, giải pháp phục vụ các công tác quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo…Cũng thực hiện các nhiệm vụ như văn phòng “giấy tờ” truyền thống, E-Office lưu trữ trên nền tảng trực tuyến nên doanh nghiệp cắt giảm được rất nhiều chi phí thừa cho giấy tờ, văn bản, mực in…Đặc biệt, các công việc điều hành có thể tương tác ở bất cứ nơi đâu, bất kể thời điểm nào, chỉ cần người dùng có thiết bị kết nối mạng Internet.

Khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống

Với mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống, văn phòng số E-Office giúp các nhà quản lý lưu trữ, kiểm soát, làm việc với công văn, hóa đơn, hợp đồng… ngay trên “văn phòng không giấy tờ”.

Khác biệt giữa văn phòng số và văn phòng truyền thống:

Những lợi ích mà E-Office của WorkIT mang lại cho doanh nghiệp

Văn phòng số E-Office mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ: 

• Cắt giảm chi phí

Mô hình quản trị văn phòng truyền thống mang gánh nặng của các khoản chi phí hằng tháng dành cho giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ, bảo trì máy móc, … Với văn phòng số E-Office, doanh nghiệp cắt giảm được phần lớn khoản chi phí thừa này mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. 

Đặc biệt sau đại dịch, các nhà quản lý phải áp dụng chính sách “thắt lưng buộc bụng” để giúp doanh nghiệp có lời giải cho bài toán vận hành tổ chức và tối ưu doanh thu lợi nhuận.

• Rút ngắn thời gian xử lý công việc 

Quy trình công việc đều được hệ thống và phân bổ tập trung trên các phần mềm nên quản lý có thể rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần tốn kém nhiều nguồn lực. 

E-Office giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh, nâng cao hiệu suất làm việc của các bộ phận chuyên trách.

• Tương tác giữa các nhà lãnh đạo nhanh chóng

Văn phòng số E-Office với Hợp đồng điện tử, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số hỗ trợ cấp quản lý dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. 

Đây là bài toán nan giải của các cấp quản lý khi công văn, hóa đơn, hợp đồng thường mất nhiều thời gian khi thực hiện theo cách thức truyền thống. 

• Xây dựng mô hình làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt

Với đặc thù môi trường làm việc số, các công văn, giấy tờ đều sẽ được xử lý chính xác, nhà quản lý có thể theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. 

Mô hình làm việc được xây dựng trên mô hình chuyển đối số giúp doanh nghiệp tạo được hình tượng chuyên nghiệp, có thể xử lý linh hoạt trong mọi tình huống. Trong thời điểm dịch bệnh bùng phát như đại dịch covid-19, các doanh nghiệp làm việc từ xa nếu ứng dụng văn phòng chuyển đổi số sẽ chủ động trong các công tác quản lý, vận hành doanh nghiệp nhanh chóng mà không phải lúng túng và mất quá nhiều thời gian để thích nghi.

Trong trường hợp phải làm việc từ xa, 100% giấy tờ, văn bản, hợp đồng vẫn được ký kết và chuyển giao một cách nhanh chóng mà không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc. 

Tìm hiểu thêm về WorkIT tại đây.

Là đối tác CCSP (Cloud Certified Services Provider) duy nhất của Red Hat tại Việt Nam cho đến thời điểm hiện tại, đối tác hợp tác của VNPT về mặt hạ tầng điện toán đám mây, cùng đó là hợp tác chiến lược với nhiều đơn vị công nghệ thông tin hàng đầu trong nước và quốc tế khác, Sao Bắc Đẩu Telecom là đơn vị hàng đầu cung cấp Hệ sinh thái dịch vụ điện toán đám mây chuyên nghiệp và toàn diện cho các doanh nghiệp. Các dịch vụ của Sao Bắc Đẩu Telecom luôn đảm bảo an ninh công nghệ, an toàn dữ liệu, tính bảo mật cao và sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia trong suốt quá trình sử dụng.

Sao Bắc Đẩu Telecom – Giải pháp Chuyển đổi số Toàn diện & Hiệu quả

Hotline: 1900 59 99 69 – Email: infor.telecom@saobacdau.vn

Website: www.saobacdautelecom.vn